Archivística
Organización de archivos de gestiónResponsabilidad de los funcionarios por los documentos:
-Penal
-Disciplinario
-Cultural
-Constitución nacional
-Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario.
-Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creación de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, código único disciplinario.
-Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboración y aplicación de las TRD, transferencia y presentación de los mismos.Código Penal
-Art 286. Falsedad ideológica en documento público.
-Art 287. Falsedad material en documento público.
-Art 288. Obtención de documento público falso.
-Art 289. Falsedad en documento privado.
-Art 291. Uso de documento falso.
-Art 292. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento público.
-Art 293. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento privadoCódigo Único Disciplinario
-Ley 734 de 2002: incumplir con la constitución; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestación del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos.
-Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=>
art a, definición de patrimonio cultural;
art 12 del patrimonio documental.Guía para la aplicación para la organización de archivos de gestiónImportancia: la organización de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos.Guía de aplicación: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivísticos propios de formación del archivo.Se debe enmarcar los siguientes aspectos:
-Producción documental.-Admón. De las comunicaciones oficiales.-Apertura de series documentales.-Separador de serie y subserie.-Identificar archivadores.-Clasificación documental.-Ordenación.-La sobre ordenación.
-Identificar legajos: sección=>código; subsección=>código; serie=>código; subserie=>código; fechas extremas=>inicio, fin.-Foliación.-Identificar carpetas.-Ubicación física de los expedientes.-Identificación de los archivadores.-Inventario documental.-Organización de documentos de apoyo.-Cumplimiento de tiempos de retención.-Transferencias documentales primarias.-Vigilancia.-Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicación, conserve los documentos.Metodología para la organización de los archivoscód. de seriecód. de la dependencia508/1ACTASnombre de la serie1,7actas del consejode coordinación.cód. subserie508/2NORMATIVIDAD2,1normatividad internaacuerdostipología documentalcircularesNo debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos.Los documentos propios de cada dependencia, separación y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Ordenación: se puede hacer numérica o cronológica.
-O. Cronológica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.-O.
Numérica: se ordenan en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.Entre otras como:-Preparación física.-Capacidad de almacenamiento.-Foliación.-Marcación.-Formato de inventario.-Almacene en cajas.-Microfilmación.-Servicios.-Proceso de solicitud.-Usuarios.-Organización de documentos electrónicos.- Tratamiento automático del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versión, distribuir documentos para su revisión.-Almacenamiento.-Identificación de la copia de seguridad.-Correspondencia.-Archisoft.-Clinihistorias.-Docunet.-Formulario de búsqueda.Clases de documentosSegún su vigencia:-Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.-Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural.Según la frecuencia de uso:-Activos o dinámicos.-Inactivos o no dinámicos.Entre los activos están:-Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.-Archivos centrales o intermedios.-Archivos permanentes o históricos.Elementos de un documento:-Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).-Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, código, signos, dibujos, etc.-Estructura: son los componentes del documento.-Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.Características de los documentos de archivo:-Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.-Carácter de unidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.-Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato.Documentos de archivo según sus atributos:-Clase: definida en elementos de un documento de archivo.-Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.Los documentos según su clase:-Por naturaleza:*Textuales.*Cartográficos y gráficos.*De imagen.*Fonográficos.*Legibles por máquina.-Por el origen, fuente o autor:*La fuente.*Públicos.*Privados.-Por el contenido:*Disponibles.*Testimoniales.*Informativos.*Facilitativos.*Específicos o sustantivos.-Por su función comercial:*Documentos contables.*Documentos no contables.*Títulos valores.*Informativos.Valor de los documentos-Valor inmediato o primario:*Valor administrativo.*Valor legal.*Contable.*Técnico.-Valor mediato o secundario:*Predecible o evidencial.*No predecible.*Valor fiscal.*Valor histórico.*Valor jurídico.La importancia de los archivos:-principios rectore-fines del estado-fines del archivoEl archivo es importante para la administración y la cultura-toma de decisiones-fuentes de la historia-patrimonio culturalLa normatividad y la gestión documental en los archivosConjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentaciónGestion documentalLa gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático-se estructura a partir de la normatividad-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramitesEl comité de archivoEquipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivoComponente de un PGD- Consideraciones básicas de tipo administrativo-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico-adopción e implementación de tablas-formación de archivos según el ciclo vital-identificación de los procesos de un programa de gestión documental-implementación y seguimientoProcesos de producción de documentos- ley 43 de 1913-ley 527 de 1999-código penal-código de procedimiento penal-código de comercio-decreto 2649 de 1993-decreto1584 de 1994-decreto 1584 de 1994- decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 060 d 2001-Circular interna AGN No 13 de 1999-NTC 1673-NTC 2223:1986- NTC 2676- NTC 3393- NTC 4436Procesos de producción de documentosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.creacion y diseño de documentos-medios y técnicas de producción-determinación de aportes documentales-determinación de calidad y tipos de soportes2- normalización de la producción documental-identificación productora-definición tipologías documentales-determinación de formatos pre impresos-directrices relacionadas con el No de copias-control nuevos documentos-determinación periocidadProceso de recepción de documentos-constitución política-decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 060 de 2001Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisiónRadicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidasRegistro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otrosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.Registro de documentos-definición medios de recepción-recibo documentos oficiales-verificación de folios, copias, anexos, firmas-constancia de recibo-asignación de datos-asignación de envíos2.Radicacion de documentos-asignación fecha, hora-impresión de rotulo-relación entre documentos-registro impreso-elaboración de estadísticasProcese distribución de documentos-decreto 2150 de 1995-acuerdo 060 de 2001Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destinoPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.distrubucion de documentos recibidos-identificación de dependencia-enrutamiento de documentos-registro de control2.distribucion de documentos internos-identificación de dependencias-enrutamiento-registro de control3.distribución de documentos enviados-definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc.-control y firmas de guías y planillas-organización mensajería externaProceso de trámites de documentos-constitución política-ley 58 de 1982-decreto 01 de 1984-decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 060 de 2001Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento-respuesta a una solicitud o requerimientoPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.recepcion de solicitud o tramite-confrontación y diligenciamiento de planillas-determinación competencia2.respuesta-preparación respuestaProceso organización de documentos-ley 4 de 1913-ley 80 de 1993-código de comercio-decreto 1382 de 1995-decreto 254 de 2000-decreto 4124 de 2004-Acuerdo AGN 007 de 1994- Acuerdo AGN 09 de 1995- Acuerdo AGN 13 de 1995-Acuerdo AGN 16 de 2002- Acuerdo AGN 037 de 2002- Acuerdo AGN 039 de 2002- Acuerdo AGN 041 de 2002- Acuerdo AGN 042 de 2002- Acuerdo AGN 015 de 2003- Acuerdo AGN 02 de 2004-circular ANG 07 de 2002- circular ANG 01 de 2003- circular ANG-DAFP No 004 de 2003- circular ANG-DAFP 012 de 2004-circular AGN 01 d 2004-resolución min salud 1995 de 1999-resolución AGN 183 de 2004-NTC 4095-NTC 5029Conjunto de acciones orientadas a la clasificaciónPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.clasificación documental -identificación de unidades-aplicación de la tabla-conformación de series2.ordenacion documental-conformación y apertura-determinación de los sistemas-organización de serie documentales-foliación-transferencias documentales-organización y entrega de documentales3.descripción documental-análisis de información-diseño de instrumentos de operaciónProcesos de consulta de documentos-constitución política-ley 4 de 1913-ley 57 de 1985-decreto 01 de 1984-decreto 2126 de 1992-acuerdo AGN 47 de 2000-acuerdo AGN de 2000Acceso a documentos con el fin de conocer la informaciónProceso de consulta de documentosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.formulación de la consulta-determinación de la presión-determinación de la consulta-condiciones de acceso-disponibilidad de información-reglamento de consulta2.estrategia de búsqueda-disponibilidad de expedientes-disponibilidad de fuentes-establecimiento de herramientas-ubicación de documentos3.respuesta a consulta-sistema de registro-uso de testigos-implantación de medios manualesProcese de conservación de documentos-constitución política-código penal civil-ley 47 de 1920-ley 14 de 1936-ley 39 de 1981-ley 63 de 1986-ley 80 de 1993-ley 397 de 1997-código de comercio-decreto 2620 de 1993-decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 007 de 1994-acuerdo AGN 11 de 1996-acuerdo AGN 047 de 2000-acuerdo AGN 048 de 2000- acuerdo AGN 049 de 2000- acuerdo AGN 050 de 2000- acuerdo AGN 056 de 2000-acuerdo AGN 037 de 2002Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad físicaPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.Sistema integrado de conservación-sensibilización y toma de conciencia-reproducción, duplicación y migración de información-inspección y mantenimiento de instalación-control de condiciones ambientales-limpieza-control de plagas-almacenamiento y empastes-primeros auxilios-prevención de desastres-planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)Proceso de disposición final de documentos-constitución política-ley 163 de 1959- ley 39 de 1981- ley 80 de 1993- decreto 2649 de 1993- decreto 2527 de 1950- decreto 3354 de 1954- decreto 960 de 1970- decreto 2620 de 1993- decreto 998 de 1997- decreto 1145 de 2004-acuerdo AGN 007 de 1994- acuerdo AGN 08 de 1995-circulas AGN 03 de 2001- circulas AGN 01 de 2004-NTC 3723- NTC 5174- NTC 5238Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital-conservación total -eliminación de documentosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADESLa conservación total-recepción de transferencia-organización de documentos-conservación y preservaciónEliminación de documentos-aplicación de lo estipulado-valoración por el comité de archivos-levantamiento de actaSelección documental-aplicación de método elegido-elección de documentosmicrofilmación-determinar mitología-fines en la técnica-control de calidaddigitación-Determinar la metodología-definir calidad-control de calidadFUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICADocumento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizadoDocumento de archivo: registro de información producida o recibidaLos documentos son importantes-permiten la comunicación humana -medio valioso de información-constituye un medio probatorio-dejan constancia por algún medio-sirven para la toma de decisionesDocumentos de archivoDocumento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativaElementos de un documento de archivo-Soporte: relación a la parte material o física-Técnica: medio que fija y transmite el contenido-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documentoCarácter de los documentos-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionalesClasificación de los documentos de archivo-según tipo documental-por la tradición documental-por el tipo de función-Por el ámbito jurídicoClases de documentos-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc.Ciclo vital de los documentos de archivo-primera edad: planificación y tramitación-segunda edad: vigencia y plazo precaucional-tercera edad: fase permanente o históricaValoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contableValor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productoraValor jurídico: de el se derivan los derechos u obligacionesValor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonioValor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publicaValor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentasValores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.Concepto de archivoLey 594 de 2000Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privadaOrganización de archivosEl objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizadaObjetivos de los archivos-construir un centro de documentación-asegurar una perfecta conservación de documentos-satisfacer eficazmente las exigencias de la consultaObjetos de los archivos-permitir una rápida localización de los documentos-preservar la historia de la empresaFunciones del archivo-ser memoria corporativa-reunir los documentos-asegurar la conservación de la información-soportar la toma de decisiones-desarrollar funciones de oficinaClases de archivo-según su organización-según su naturaleza-según su jurisdicción-según su ciclo vital-según su acceso-según su usoArchivo centralizadoVentajas-cuenta por personal especializado-controla duplicación de documentos-economía tiempo y espacio-racionaliza la adquisición de materiales y equipos-responsabilidad centralizada-Facilita la unificación del sistemaArchivo descentralizadoCada dependencia es responsable de sus funciones.-Archivo descentralizado con control central-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigenciaArchivos satélitesConservan información técnica, muy especializadaOrganización de documentos-clasificar-describir-ordenarGestión en el archivo-producción o recepción-tramite-distribución-consulta-retención-conservación-disposición final-eliminación-conservación permanenteProcesos técnicas de archivo-ciclo vital de los documentos-valores de los documentos-tablas de retención-expurgo, descarte-transferencia-inventarios-guías-catálogos-índices-usuario-medios para presentación de servicio-difusión-capacitaciónNuevas tecnologías en archivos-microfilmación-archivo ópticos-correo electrónico-internet-scannerPrincipios básicos de archivos-Principio de orden original-principio de procedenciaEl principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió duranteMARCO LEGAL-Código civil-código de comercio-código de procedimiento penal- código de procedimiento civil-código contencioso administrativo-código fiscal-código de elección-código militar-código de policio-código de fomento-código del medio ambiente-código de beneficencia-código de instrucciones publicas*normas constitucionales*el sistema nacional de archivos*la constitución art 15*sentencia T-696 de 1996*la constitución y la correspondencia*la correspondencia y el código de comercio*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal*el código civil y de legislación complementario*del código de procedimiento civil*otras normas de materia documental*código de comercio*archivos bancarios*el código sustantivo de trabajo